Departamento Gestión del Talento Humano

Es el responsable de gerenciar los procesos necesarios para dirigir el talento humano en el Instituto Costarricense de Turismo, partiendo del reclutamiento, la selección, la capacitación, la evaluación del desempeño, las recompensas y el bienestar general de los funcionarios, todo en aras de velar por la productividad, la transparencia y el logro de los objetivos y metas institucionales.

Estructura Departamento de Gestión del Talento Humano
Instituto Costarricense de Turismo
Julio 2016

A continuación, se detallan los componentes de los Subprocesos de Trabajo del Departamento de Gestión del Talento Humano:

Nivel estratégico: Conformado por la Jefatura y la Coordinación. Considera la existencia de la planificación del Departamento de Gestión del Talento Humano activo, a corto, mediano y largo plazo, que priorice las necesidades cuantitativas y cualitativas, basado en herramientas de diagnóstico que incorporen de forma central las prioridades y orientaciones estratégicas con una correcta gestión presupuestaria.
Nivel funcional: Responsables por la ejecución de las funciones y operaciones propias de los subprocesos, relacionados específicamente con el Empleo, Organización del Trabajo, Desarrollo, Compensación, Relaciones Laborales y Servicios de Personal, conformados para el ejercicio de las etapas y funciones que cada uno de ellos debe desarrollar, así como el contingente de la función de apoyo del nivel estratégico necesaria.

Subprocesos de Trabajo del Departamento de Gestión del Talento Humano:

Subproceso Empleo

Tiene la función de administrar el conjunto de prácticas mediante las cuales los funcionarios logran: cumplir con su periodo de inducción y adaptación, realizar el registro de marca, presentar los títulos para validación de carrera profesional y tramitar su desvinculación al ICT. Asimismo, incluye las tareas relacionadas con el registro de inhibidos, caución, Sistema de Declaraciones Juradas e Informes Finales de Gestión solicitados por la Contraloría General de la Republica.

Inducción: Proceso de inducción formal y estructurado, que toca aspectos generales del ICT, por acá pasaran todos los nuevos funcionarios(as).
Evaluación periodo de prueba: Tiempo de adaptación del funcionario con la Institución y el puesto. (Primeros tres meses)
Control presencial: Seguimiento a lo establecido en el Reglamento Autónomo de Trabajo y Directrices, asociado con registro y exoneración de marca, vacaciones y trabajo en casa.
Revisión de carrera profesional: Proceso que se sigue para determinar y dictaminar por medio de un estudio, la información relacionada con la carrera profesional de los funcionarios.
Desvinculación:strong> Integra las políticas y prácticas del Departamento de Gestión del Talento Humano relacionadas con la extinción de la relación de empleo, ya sea por causas disciplinarias, renuncia, movilidad interna o promoción (Traslados, reubicaciones, ascensos) o por jubilación. Este elemento tendrá apoyo funcional del proceso Servicios de Personal. (Proyecto de Jubilación de la Caja Costarricense de Seguro Social)

Subproceso Organización del trabajo

Es responsable del reclutamiento, selección y contratación, mantenimiento y actualización del sistema de clasificación de puestos, diseño de los cargos de trabajo que implica la descripción de las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades que la organización asigna a éstos, lo cual; conlleva la generación de perfiles competenciales, así como; el análisis ocupacional de cada funcionario según el puesto, nivel de responsabilidad e implicación de sus funciones.

Reclutamiento: Atiende las actividades de reclutamiento mediante el uso de medios de comunicación escritos, vía WEB e intranet, según sea el caso, aplicando control y análisis técnico en los resultados.
Selección y Contratación: Las acciones de selección actuales se basan en los Manuales de Cargos Institucionales (v.2006), las personas contratadas pasan de manera exitosa por un proceso de selección formal (interno o externo).
Diseño manual de puesto: Implica la descripción de las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades que la organización asigna al puesto, y que, conjuntamente, configuran el marco en el que el ocupante del mismo deberá desarrollar su contribución y obtener los resultados esperados. La implementación de la etapa del diseño del Manual de Cargos Competencial, será un oportuno insumo para este proceso.
Perfiles: Definición para los ocupantes de los puestos, consistentes en la identificación de las competencias básicas que aquéllos deben reunir.
Análisis Ocupacional: Proceso que se sigue para determinar y dictaminar por medio de la observación, entrevista y estudio, la información relacionada con las características del desempeño de un funcionario en un puesto. (Estudios de reasignación, anualidades, quinquenios, dedicación exclusiva, asignación profesional, entre otros)

Subproceso Desarrollo

Le compete la búsqueda permanente y continua del estímulo al crecimiento profesional de los funcionarios, considerando entre otros aspectos su talento promoviendo el aprendizaje que se requiera, así como; la definición de los itinerarios de carrera interna institucional que permitan interrelacionar los diversos perfiles, expectativas y preferencias individuales con los requerimientos y necesidades prioritarias y estratégicas de la organización.

Plan Institucional de Capacitación (PIC): Incluye las actividades de capacitación o cursos atinentes y/o específicos que se generan del análisis de las solicitudes planteadas por cada unidad considerando lo establecido en el Reglamento de Capacitación del ICT. La ejecución de la etapa del sub-sistema de detección de necesidades de capacitación por competencias, brindará herramientas importantes para este proceso.
Plan Institucional de Sucesión (PIS): Proyecto que permitirá la continuidad del negocio, considerando posiciones ocupadas por funcionarios claves que estén a punto de salir del ICT por acogerse a la pensión por vejez, o bien; puestos estratégicos que no podemos permitirnos tener vacantes, los cuales serían sustituidos por funcionarios que no tienen posición de jefatura o coordinador con personal a cargo, pero demuestran similar valía y puedan ser desarrollados a mediano plazo, considerando su posición actual, permanecía en la institución y su evaluación de desempeño.
Capacitación y Formación: Da cuenta de los esfuerzos realizados en materia de capacitación y desarrollo de habilidades, para el mejor desempeño del cargo actual o de las aptitudes de los funcionarios y prepararlos para ascensos y promociones.

Subproceso Compensación

Incluye dentro de sus competencias la intervención en actividades relativas al conjunto de compensaciones retributivas (salariales y extra salariales) y no retributivas que la organización dispensa a sus funcionarios por concepto de la prestación de servicios. Bajo este marco de referencia incorpora, en estricto cumplimiento las políticas, directrices y lineamientos en materia de desconcentración vigentes y emitidas por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria según competencias delegadas, actividades como la propuesta de estructuras salariales (fija, básica u otras), administración de salarios, en general todo aquello que apoye la definición de políticas que se vinculan a una estrategia de compensación global.

Subproceso Relaciones Laborales

En el desarrollo de sus cometidos debe procurar que las relaciones establecidas entre la organización y sus funcionarios se perfilen en un sentido colectivo y cohesionado, cumple actividades relativas al monitoreo del clima organizativo, políticas prácticas de comunicación ascendente y descendente, mantenimiento y mejora de la percepción de la satisfacción global de los colaboradores, gestión de las relaciones laborales (incluye la administración del régimen disciplinario), condiciones de trabajo, relaciones entre la organización y actores sociales (sindicatos, gremios, asociaciones), incluye las tareas relacionadas con el sistema de control interno y riesgos, control del presupuesto salarial. Asimismo, las funciones de Evaluación del Desempeño, retroalimentación al colaborador que implican planes de compromiso laboral mediante la implementación del Expediente de Evaluación.

Evaluación del Desempeño: Mantener las condiciones e instrumentos de diálogo formales en los procesos de evaluación, que permiten la entrega de retroalimentación al funcionario, por parte del evaluador, en torno al cumplimiento de sus compromisos, con el fin de potenciar sus fortalezas, superar sus deficiencias y contribuir al desarrollo de la organización en el ámbito del mejoramiento de la gestión interna mediante el Expediente de Evaluación. La realización de la etapa del sub-sistema de evolución del desempeño por competencias, brindará insumos importantes para el proceso de evaluación a las Jefaturas.
- Expediente del Desempeño: Permite planificar, medir y gestionar el compromiso laboral de los funcionarios, contando con la documentación necesaria para velar por el buen cumplimiento de estos y siendo un insumo en la próxima evaluación.
Clima Organizacional: Enlace ante empresa contratada para realizar medición de clima organizacional, lidera el equipo interdepartamental denominado C-Team, el que se encargará de llevar la batuta con el tema de planes de acción y sensibilización ante posibles soluciones.

Subproceso Servicios de Personal

Tiene la competencia de facilitar la organización del registro y control del personal. En este sentido este componente incluye la administración de trámite de pagos a proveedores, control y administración de expedientes consecuencia de los movimientos de personal, confección de oficios del DRH tanto internos como externos, certificaciones, administración de la base de datos de los funcionarios, control presencial, así como todas las funciones dictadas por el área de Archivo Institucional.

Control presencial: Recepción de la tramitología que presenta el funcionario al DRH como insumo para el proceso de Compensación, tales como: licencias médicas, incapacidades, vacaciones, permisos con o sin goce, entre otros.

Documentación